Eu costumo dizer que trabalhar na área da saúde é lidar com vidas, mas também com números. Médicos, dentistas, fisioterapeutas, psicólogos, donos de clínicas e spas vivem uma rotina intensa, muitas vezes dividida entre o atendimento aos pacientes e a administração do próprio negócio. E foi justamente olhando para esse cenário, conversando com colegas e prestadores de serviços, que percebi o quanto a contabilidade no setor da saúde vai além de atender exigências fiscais. Ela se torna aliada estratégica. Neste guia, trago de forma simples e detalhada como uma contabilidade especializada pode transformar o dia a dia e o futuro de profissionais e empresas desse segmento.

Por que a contabilidade na saúde exige atenção especial?

Na prática, a saúde é um universo à parte dentro dos serviços. Basta olhar os dados publicados na Demografia Médica 2025: só em dezembro de 2024, o Brasil contava com 353 mil médicos especialistas, isso sem falar nos 1,7 milhão de empresas e 15,2 milhões de trabalhadores em serviços não financeiros, incluindo clínicas, spas, laboratórios e consultórios (dados do IBGE).

Esse volume expressivo mostra dois grandes desafios:

• Legislação complexa e atualizada frequentemente
• Alto rigor na fiscalização e necessidade de manter compliance em tempo real

Na saúde, ser organizado com números é cuidar do seu próprio futuro profissional.

Durante anos, acompanhei de perto histórias de profissionais incríveis, mas que sofreram autuações e multas por falhas simples: escolha errada de regime tributário, ausência de controles financeiros, CNAE inadequado, confusão entre pessoa física e jurídica. Por isso, quero aprofundar cada um desses pontos.

Diferença entre pessoa física e jurídica no setor de saúde

Decidir entre atuar como profissional liberal (pessoa física) ou como empresa (pessoa jurídica) é um marco para qualquer carreira na saúde. Cada modelo traz vantagens e obrigações diferentes: entender essas diferenças, em minha visão, é o primeiro passo para evitar dores de cabeça e pagar menos impostos.

Pessoa física: autonomia, mas com limites

• Tributação pelo carnê-leão (Imposto de Renda Pessoa Física)
• Alíquotas progressivas, podendo chegar a 27,5%
• Despesas dedutíveis são limitadas
• Movimentações elevadas chamam atenção da Receita Federal

Para o profissional que está começando, pode parecer mais simples atuar como autônomo. Só que, a partir de um certo faturamento mensal (geralmente a partir de R$ 4.000 a R$ 7.000), é preciso fazer as contas: o imposto devido como pessoa física tende a superar o que seria pago como pessoa jurídica.

Pessoa jurídica: economia, proteção patrimonial e possibilidades

• Tributação normalmente menor (com regimes como Simples Nacional, Lucro Presumido, Fator R)
• Mais facilidade para emitir notas fiscais e expandir o negócio
• Permite contratar outros profissionais, abrir filiais e crescer
• Separa as finanças pessoais do patrimônio da empresa

Eu sempre oriento: formalizar-se como microempresa (ME) ou empresa de pequeno porte (EPP) geralmente traz vantagens tributárias e operacionais, além de ampliar as oportunidades de atuação.

Escolha do CNAE certo: o que muda?

Um erro comum é não dar atenção ao CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) na abertura do CNPJ. Profissionais e empresas da saúde precisam selecionar o código correto para não pagar impostos a mais, nem ter pendências posteriores na Receita ou nos conselhos profissionais.

No portal da Biank Contabilidade Digital, por exemplo, explicamos como a escolha adequada do CNAE influencia não apenas no valor dos impostos, mas também nos direitos junto aos planos de saúde, convênios, permissionamento para exercer funções específicas e enquadramento fiscal correto.

• CNAE de clínicas odontológicas é distinto daquele usado por consultórios médicos
• Empresas que unem estética e procedimentos médicos devem avaliar o enquadramento de cada serviço
• Mudanças posteriores de CNAE podem gerar custos e exigem comunicação aos órgãos competentes

Portanto, o correto é planejar com uma contabilidade experiente, que conheça os meandros do setor.

Como já presenciei, erros no enquadramento do CNAE podem inclusive impedir a emissão de notas fiscais certas para planos de saúde ou convênios, travando o recebimento e prejudicando a imagem da clínica.

Conheça os regimes tributários aplicáveis ao setor de saúde

No Brasil, existem três regimes tributários principais para empresas prestadoras de serviços de saúde. Cada um traz regras distintas para cálculo de impostos sobre o faturamento. A seleção correta depende do porte da empresa, composição societária, valor da folha de pagamento e atividades desenvolvidas. Vou explicar cada um:

Simples Nacional: praticidade e alíquotas reduzidas

• Indicado para empresas com faturamento anual até R$ 4,8 milhões
• Unifica vários tributos federais, estaduais e municipais em uma guia mensal
• Para serviços de saúde, a alíquota inicial é de 6% (Anexo V), mas pode cair para 15,5% ou menos dependendo do Fator R

O novo texto da reforma tributária trouxe ainda alíquotas diferenciadas para profissionais da saúde, permitindo uma economia relevante.

Lucro Presumido: alternativa para quem fatura mais ou cresce rápido

• Indicado para faturamento acima do limite do Simples Nacional
• Alíquotas de IR e CSLL calculadas sobre uma margem presumida (32% sobre o faturamento)
• PIS e COFINS têm tratamento diferenciado
• Pode ser mais vantajoso para clínicas de porte médio ou grande

Fator R: como ele reduz impostos na saúde

O Fator R influencia fortemente quem está no Simples Nacional. Basicamente, se a folha de pagamento representar mais que 28% do seu faturamento, a empresa pode ser tributada com base no Anexo III (alíquotas menores, a partir de 6%), em vez do Anexo V (a partir de 15,5%).

Essa diferença pode significar milhares de reais em economia mensal para consultórios, clínicas médicas, odontológicas e de fisioterapia.

Já vi clínicas dobando o investimento em tecnologia e estrutura após revisarem o regime tributário e aproveitarem o benefício do Fator R.

Planejamento tributário: menos impostos, mais segurança

Não existe fórmula milagrosa para pagar menos impostos, mas sim planejamento tributário. Ele consiste em analisar todo o modelo de negócio da clínica ou consultório e fazer escolhas legais para aproveitar benefícios, respeitar limites e evitar excessos.

• Simulação de cenários fiscais: Simples, Presumido, Fator R
• Estudo das deduções permitidas: aluguel, folha de pagamento, insumos, materiais de consumo e até veículos
• Revisão periódica do enquadramento e atualizações legais
• Documentação organizada para evitar autuações

Esse mapeamento, quando feito por profissionais experientes, gera resultados numéricos reais. Acredito plenamente que é possível crescer com tranquilidade e investir em ampliação sem medo de surpresas fiscais.

Compliance fiscal e regulatório: mais do que cumprir regras

Compliance significa atuar de acordo com as normas. No universo da saúde, além da Receita Federal e órgãos estaduais/municipais, existem conselhos profissionais, vigilância sanitária, secretarias de saúde e até ANS (planos de saúde). Estar regular é pré-requisito para manter o funcionamento, receber reembolsos e transmitir confiabilidade.

Entre as demandas mais comuns, estão:

• Envio de obrigações acessórias (SPED, EFD, DCTF, DIRF)
• Controle de contratos e alvarás
• Gestão de certidões negativas
• Emissão de notas fiscais no padrão correto do município
• Relacionamento adequado com a contabilidade e atualização cadastral nos órgãos

Eu já vi pequenas falhas provocarem bloqueios em CNPJs, dificuldade em contratar ou receber por serviços prestados a planos de saúde. A parceria com quem entende do assunto, como a Biank Contabilidade Digital, evita que problemas cresçam e oferece orientação proativa.

Controle financeiro: saúde dos números, saúde do negócio

Uma clínica estruturada faz gestão diária do fluxo de caixa, pagamentos, recebíveis, conciliação bancária e controle de custos. Isso parece básico, mas muitos consultórios ainda misturam contas pessoais e comerciais, comprometendo lucros e dificultando projeções.

O que aprendi acompanhando profissionais da saúde:

• Crie contas bancárias exclusivas para a empresa
• Registre toda entrada e saída, por menor que seja
• Adote um software ou tabela eletrônica para facilitar relatórios
• Revise contratos, pagamentos de salários, encargos e parcelamentos regularmente

Esse cuidado impacta diretamente na tomada de decisões, nos pedidos de crédito e abre portas para parcerias maiores.

Como a tecnologia e a automação mudam a rotina contábil

Na última década, a digitalização revolucionou serviços de saúde e gestão financeira. Ferramentas de integração bancária, sistemas de emissão automática de guias e relatórios, armazenamento de documentos na nuvem e assinatura digital reduziram drasticamente o tempo gasto em tarefas repetitivas e o risco de erros manuais.

No dia a dia, vejo como processos automatizados transformam a experiência:

• Guias de impostos geradas automaticamente, sem riscos de atraso
• Conciliação financeira digital, com lembretes e alertas para pagamentos
• App para envio e validação rápida de documentos: receitas, contratos, exames
• Consulta de certidões e situação fiscal em poucos cliques

Quem utiliza ferramentas digitais, como destacamos em nosso artigo sobre tecnologia na gestão de clínicas, consegue se dedicar ao que realmente importa: cuidar dos pacientes e desenvolver o negócio.

A tecnologia permite que a contabilidade se torne invisível, mas sempre presente.

A força da consultoria contábil personalizada para profissionais de saúde

Nada substitui o contato humano e a experiência prática de quem acompanha as mudanças do setor da saúde diariamente. Ter um contador consultivo ao lado significa mais do que simplesmente envio de guias fiscais ou regularização do CNPJ. É ter acesso a inteligência de mercado, dicas de economia, revisões contratuais e planejamento estratégico de médio e longo prazo.

O que costumo entregar em uma boa consultoria contábil para saúde:

• Análise individual do perfil e projeção de receitas
• Definição do melhor regime tributário a cada ciclo
• Acompanhamento da legislação específica (incluindo mudanças da reforma tributária)
• Treinamento da equipe em processos financeiros
• Mapeamento de oportunidades para dedução de despesas e redução dos riscos

Na Biank Contabilidade Digital, nosso olhar é sempre consultivo, digital e humano, pensando nas necessidades reais de quem atua em consultórios, clínicas, spas, estúdios de pilates, academias, laboratórios e até na representação comercial do segmento. O formato 100% digital poupa tempo, reduz burocracias e mantém o contador sempre à disposição, inclusive para situações emergenciais.

Contabilidade consultiva é poder tomar decisões com confiança e clareza.

Como começar: abrindo seu CNPJ e regularizando a clínica

O primeiro passo é conversar com um contador especializado em saúde, que vai entender o seu perfil e orientar na documentação, escolha do regime tributário, emissão de alvarás e registro nos órgãos necessários.

Entre as etapas, normalmente encontramos:

1. Levantamento dos documentos pessoais e da estrutura do negócio
2. Escolha do CNAE, nome fantasia e endereço
3. Registro na Receita Federal (CNPJ) e prefeitura (alvará de funcionamento)
4. Cadastro nos conselhos profissionais exigidos
5. Implementação do sistema financeiro e de emissão de notas fiscais

Para profissionais ou clínicas que já atuam de forma irregular ou desejam migrar de pessoa física para jurídica, também é preciso planejar a transição, ajustar contratos e comunicar as principais mudanças aos pacientes e parceiros comerciais.

Como crescer com segurança e menos impostos?

Com todos os pontos acima alinhados, CNPJ, regime tributário, CNAE, sistemas automatizados e consultoria contábil ativa, é possível focar no crescimento sustentado. Você poderá contratar mais profissionais, ampliar o portfólio de serviços, negociar com planos de saúde e investir em marketing médico sem medo de surpresas fiscais.

Eu vejo vários consultórios, clínicas e espaços de saúde prosperando depois de uma reestruturação contábil que traz, de forma clara:

• Previsibilidade na tributação
• Redução de custos operacionais e fiscais
• Mais tempo para atender e inovar
• Regularidade para obter linhas de crédito e parcerias
• Segurança jurídica para expandir a atuação

Crescer é natural quando a base contábil está sólida e saudável.

Conclusão

No universo da saúde, a gestão contábil vai muito além do básico. Ela é estratégia, proteção, segurança e liberdade. Escolher um parceiro experiente, como a Biank Contabilidade Digital, significa sair da dependência de controles manuais, evitar riscos fiscais e usar a tecnologia para deixar a rotina mais leve. Se você busca clareza, suporte e resultados que façam sentido para o seu perfil ou negócio, recomendo conhecer os benefícios de uma contabilidade pensada para saúde. Seu sucesso começa pela tranquilidade de saber que tudo está certo, e pronto para crescer. Entre em contato com a Biank Contabilidade Digital e descubra como simplificar sua vida e potencializar sua atuação no setor.

Perguntas frequentes sobre contabilidade para saúde

O que é contabilidade para saúde?

Contabilidade para saúde é o conjunto de serviços e orientações contábeis, fiscais e financeiras voltados para profissionais e empresas do segmento, como médicos, dentistas, clínicas e spas. Ela engloba desde a abertura do CNPJ, enquadramento tributário, folha de pagamento e emissão de guias até o planejamento tributário, regularização de pendências e compliance regulatório. Um serviço contábil especializado entende as regras próprias do setor, a legislação específica e os desafios rotineiros de quem trabalha na área.

Como escolher um contador para clínicas?

A escolha deve priorizar contadores ou escritórios com experiência comprovada em saúde, que entendam as nuances do setor (CNAEs corretos, regimes tributários, peculiaridades da ANS, conselhos de classe etc.). Recomendo avaliar o histórico, conversar com outros clientes da área e optar por empresas que ofereçam atendimento consultivo, tecnologia e processos digitais. Cheque se o suporte é próximo e contínuo, como faz a Biank Contabilidade Digital.

Quais impostos clínicas de saúde pagam?

Clínicas de saúde, dependendo do regime tributário, pagam: ISS (municipal), IRPJ, CSLL, PIS/COFINS e INSS, além de possíveis taxas de vigilância sanitária e contribuições a conselhos de classe. No Simples Nacional, tudo é cobrado em uma única guia. Já no Lucro Presumido, cada imposto é pago separadamente, com regras específicas para cálculo de cada tributo. O planejamento tributário define o modelo mais econômico e seguro.

Vale a pena terceirizar a contabilidade médica?

Sim, pois a terceirização traz redução de custos, atualização constante com a legislação, diminui o risco de autuações e libera o profissional ou gestor da clínica para focar no atendimento e expansão dos negócios. Com uma contabilidade digital, como a Biank, o acesso ao suporte é rápido e contínuo, além de permitir automação de tarefas e acompanhamento em tempo real.

Quais documentos preciso para abrir uma clínica?

Os principais documentos são: RG, CPF, comprovante de endereço dos sócios, registro profissional (CRM, CRO, CREFITO, etc.), contrato social, definição do CNAE, alvará de funcionamento da prefeitura, inscrição estadual (quando aplicável) e licença da vigilância sanitária. A contabilidade especializada faz todo o acompanhamento dessas etapas, reduzindo burocracias e agilizando processos.